Πώς να Δημιουργήσετε Ένα Δωρεάν CRM στο Google Drive - Υπηρεσίες Ψηφιακής Μετάβασης

Εισαγωγή

Η διαχείριση πελατών είναι κρίσιμη για την ανάπτυξη μιας επιχείρησης, αλλά πολλές μικρές επιχειρήσεις και ελεύθεροι επαγγελματίες δεν μπορούν να επενδύσουν σε ακριβά CRM (Customer Relationship Management) λογισμικά.

📌 Τι θα γινόταν αν μπορούσατε να δημιουργήσετε το δικό σας CRM εντελώς δωρεάν, χρησιμοποιώντας μόνο το Google Drive;

Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας δείξω βήμα-βήμα πώς να δημιουργήσετε ένα απλό αλλά λειτουργικό CRM χρησιμοποιώντας Google Sheets και Google Forms! 🚀

Βήμα 1: Ρύθμιση της Βάσης Δεδομένων στο Google Sheets

📌 Google Sheets θα λειτουργεί ως η κύρια βάση δεδομένων του CRM σας.

1️⃣ Δημιουργήστε ένα νέο Google Sheet και ονομάστε το π.χ. CRM Πελατών.
2️⃣ Δημιουργήστε τις ακόλουθες στήλες:

ID Πελάτη	Όνομα	Email	Τηλέφωνο	Ημερομηνία Επικοινωνίας	Κατάσταση Πελάτη	Σημειώσεις
001	Γιάννης Παπαδόπουλος	giannis@email.com	6900000000	12/02/2025	Νέος Πελάτης	Ενδιαφέρεται για προσφορά
002	Μαρία Καραμάνου	maria@email.com	6900000001	14/02/2025	Σε αναμονή	Περιμένει απάντηση

3️⃣ Χρησιμοποιήστε Επικυρώσεις Δεδομένων (Data Validation)

Στη στήλη Κατάσταση Πελάτη, μπορείτε να προσθέσετε επιλογές όπως: Νέος Πελάτης, Σε αναμονή, Κλεισμένος Πελάτης, Δεν ενδιαφέρεται.
Επιλέξτε τη στήλη ➝ Data ➝ Data Validation ➝ Επιλέξτε “Dropdown”.

✔ Αυτό θα σας βοηθήσει να ταξινομείτε τους πελάτες σας γρήγορα!

Βήμα 2: Δημιουργία Φόρμας Καταχώρησης Πελατών με Google Forms

📌 Το Google Forms θα λειτουργεί ως μέσο για την εύκολη καταχώρηση νέων πελατών στη βάση δεδομένων σας.

1️⃣ Δημιουργήστε ένα νέο Google Form

Μεταβείτε στο Google Forms και δημιουργήστε μια νέα φόρμα.
Ονομάστε τη φόρμα σας “Φόρμα Νέου Πελάτη”.

2️⃣ Προσθέστε τα ακόλουθα πεδία:
✔ Όνομα (Short Answer)
✔ Email (Email Field)
✔ Τηλέφωνο (Short Answer)
✔ Ημερομηνία Επικοινωνίας (Date Picker)
✔ Κατάσταση Πελάτη (Dropdown: Νέος, Σε αναμονή, Κλεισμένος, Δεν ενδιαφέρεται)
✔ Σημειώσεις (Paragraph Text)

3️⃣ Συνδέστε το Google Form με το Google Sheet

Κάντε κλικ στο Responses ➝ Επιλέξτε Link to Sheets.
Επιλέξτε το αρχείο CRM Πελατών που δημιουργήσατε πριν.

✔ Τώρα, κάθε φορά που συμπληρώνεται η φόρμα, τα δεδομένα θα καταχωρούνται αυτόματα στο Google Sheet σας!

Βήμα 3: Προσθήκη Αυτοματισμών με Google Apps Script

📌 Για να κάνετε το CRM πιο λειτουργικό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Google Apps Script για να στέλνετε αυτόματα email υπενθυμίσεων στους πελάτες!

📍 Αποστολή Αυτόματων Υπενθυμίσεων μέσω Email

1️⃣ Ανοίξτε το Google Sheet και μεταβείτε στο Extensions ➝ Apps Script.
2️⃣ Εισάγετε τον ακόλουθο κώδικα:

javascript

function sendFollowUpEmails() {

  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("CRM Πελατών");

  var data = sheet.getDataRange().getValues();

  var today = new Date();
  for (var i = 1; i < data.length; i++) {

    var email = data[i][2];  // Στήλη Email

    var status = data[i][5];  // Στήλη Κατάστασης Πελάτη

if (status === "Σε αναμονή") { MailApp.sendEmail({ to: email, subject: "Υπενθύμιση Παρακολούθησης", body: "Γεια σας! Θυμηθείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας για περισσότερες λεπτομέρειες." }); } } }

3️⃣ Αποθηκεύστε και Προγραμματίστε την Εκτέλεση

Στο Apps Script, κάντε κλικ στο Triggers ➝ Add Trigger ➝ Επιλέξτε Daily για καθημερινή αποστολή email.

✔ Τώρα, το σύστημά σας θα στέλνει αυτόματα email follow-up σε πελάτες που είναι σε αναμονή!

Βήμα 4: Οργάνωση & Φιλτράρισμα Πελατών

📌 Για να βρίσκετε πελάτες γρήγορα, χρησιμοποιήστε τα φίλτρα στο Google Sheets!

Sort by Κατάσταση Πελάτη → Ταξινόμηση πελατών ανά στάδιο.
Filters by Date → Δείτε ποιοι πελάτες έχουν αλληλεπιδράσει πρόσφατα.
Conditional Formatting → Επισημάνετε αυτόματα πελάτες που δεν έχουν λάβει απάντηση για καιρό.

✔ Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα χάσετε ποτέ έναν δυνητικό πελάτη!

Συμπέρασμα & Επόμενα Βήματα

🚀 Με αυτό το CRM στο Google Drive, μπορείτε να διαχειρίζεστε πελάτες, να στέλνετε email αυτόματα και να οργανώνετε τις επαφές σας – χωρίς να πληρώνετε για λογισμικά!

📌 Τι να κάνετε μετά:
✅ Δημιουργήστε το δικό σας Google Sheet & Google Form!
✅ Προσθέστε αυτοματισμούς για email υπενθυμίσεις.
✅ Οργανώστε τους πελάτες σας με φίλτρα και ταξινόμηση.
✅ Βελτιώστε το σύστημα σας σταδιακά!

💬 Έχετε χρησιμοποιήσει Google Sheets για CRM; Γράψτε στα σχόλια πώς το βελτιώσατε! 🚀